Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Menangani Surat Keluar

Sistem Kartu Kendali

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1. Prosedur Penanganan Surat Keluar Penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.

Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut :

a. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.

b. Pencatatan Surat

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut :

1. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
2. Memberikan stempel pada surat.
3. Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
4. Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
5. Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.

c. Pengarahan Surat

Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.

d. Penataan Arsip

Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.

e. Pengiriman Surat

Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.

2. Prosedur penanganan surat keluar biasa

Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut :

a. Unit Pengolah

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

b. Pencatatan Surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut :

a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.

b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

Demikianlah artikel tentang   Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali yang saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang  membacanya dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini. Dan  saya mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat yang  tidak jelas, mengerti, dan lugas mohon jangan dimasukan ke dalam hati. 

Jangan lupa tinggalkan komentar - komentar yang positif serta saran & kritikan agar membangun blog ini lebih baik kedepannya. Sekian penutup dari saya semoga berkenan di hati dan saya ucapkan terima  kasih yang sebesar-besarnya.

Tweet