Kategori dan Penanganan Surat Penting

Kategori Surat Penting

Kategori dan Penanganan Surat Penting

Memproses Surat

A. Kategori Surat Penting

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:

1. Memerlukan penanganan segera.
2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.
3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.
5. Memerlukan tindak lanjut.

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

B. Penanganan Surat Penting

1. Penerimaan Surat

Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.

Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat bisnis

a. Surat bisnis

Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang berhubungan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk mempermudah penyortiran lebih lanjut, surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut :

1. Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
2. Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang (*) di belakang alamat. Apabila alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.

b. Surat-surat pribadi

Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.

c. Surat-surat iklan

Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.

2. Pembukaan Surat

Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal, cantumkanlah tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu. Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberi cap stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

3. Penyortiran Surat

Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu:

a. surat untuk pimpinan;

b. surat untuk bagian yang lain di kantor;

c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;

d. surat-surat lainnya.

Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:

1. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
2. Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.
3. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya hilang, masukkanlah surat itu dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
4. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.
5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan¬laporan juga hal-hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.

4. Pembagian Surat

a. Surat-surat untuk pimpinan

Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurut kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar.

Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut :

1. Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.
2. Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.
3. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
4. Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.

b. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor

Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.

c. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris

Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor, jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang hertujuan memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.

C. Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.

Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut :

1. Kurir instansi perusahaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail (situs) perusahaan
4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)

Demikianlah artikel tentang   Kategori dan Penanganan Surat Penting yang saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang  membacanya dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini. Dan  saya mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat yang  tidak jelas, mengerti, dan lugas mohon jangan dimasukan ke dalam hati. 

Jangan lupa tinggalkan komentar - komentar yang positif serta saran & kritikan agar membangun blog ini lebih baik kedepannya. Sekian penutup dari saya semoga berkenan di hati dan saya ucapkan terima  kasih yang sebesar-besarnya.

Tweet