Cara Mengelola dan Memproses Email dengan Benar

Cara Mengelola dan Memproses Email dengan Benar

Cara Mengelola dan Memproses Email dengan Benar

Mengegola dan Memproses Email

A. Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet.

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut :

1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.
3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan
4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.
5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut :

1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.
2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.
4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.

C. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

1. Membuat Email

Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :

• Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat account” untuk mendaftar.
• Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan.
• Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik continue untuk melanjutkan proses.
• Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Biasanya untuk pertama kalinya, kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai ucapan selamat.

2. Login Email

Langkah-langkah :

• Masuk ke situs www.yahoo.com
• Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user id dan paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
• Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL”
• Untuk melakukan cek email klik email masuk.

3. Kirim Email

Langkah-langkah kirim email :

a. Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada gambar di bawah ini

b. Isilah kolom di bawah ini

• Kepada -> isi dengan alamat email dituju
• Cc -> merupakan tembusan.  Kolom ini diisi hanya jika diperlukan
• Judul ->untuk judul pesan  yang akan dikirim
• Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik “lampirkan file”. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk komputer anda.

c. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti yang tertera pada gambar di atas

D. Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima begitu banyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan¬pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:

1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja.

2. Perlakukan E-Mail secara Pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3. Jangan Gunakan Huruf Kapital

Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama ber¬komunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

4. Jangan Membicarakan Orang Lain

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama "Forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan Gunakan CC

JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

6. Jangan Gunakan Format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain text.

7. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good". Wah, ini sangat menyebalkan.

Demikianlah artikel tentang   Cara Mengelola dan Memproses Email dengan Benar yang saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang  membacanya dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini. Dan  saya mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat yang  tidak jelas, mengerti, dan lugas mohon jangan dimasukan ke dalam hati. 

Jangan lupa tinggalkan komentar - komentar yang positif serta saran & kritikan agar membangun blog ini lebih baik kedepannya. Sekian penutup dari saya semoga berkenan di hati dan saya ucapkan terima  kasih yang sebesar-besarnya.

Tweet