Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

SURAT

1. Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

2. Fungsi Surat.

a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

b. sebagai bahan pembukti;

c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

3. Jenis-Jenis Surat

a. Menurut Sifatnya

1) Surat pribadi (private)

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

a) Macam-macam surat pribadi:

Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb
Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

b) Ciri-ciri surat pribadi

Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari
Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku
Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat
Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

c) Manfaat menulis surat pribadi

Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
Mempererat tali persaudaraan
Sarana latihan menulis efektif

2) Surat niaga

Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

a) Macam-macam surat niaga

Surat permintaan penawaran
Surat penawaran
Surat pesanan
Surat pengiriman barang
Surat pengakuan penerimaan pembayaran
Surat pengaduan
Surat keberatan
Surat permintaan penangguhan pembayaran
Surat tagihan
Surat edaran
Surat promosi penjualan
Surat telegram dan penegasannya

3) Surat dinas

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

a) Macam-macam surat dinas

Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian
Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

b) Ketentuan penyusunan surat dinas

Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.
Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

b. Menurut Jangkauannya

Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).

c. Menurut Prosedur Pengurusannya

Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.
Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

d. Menurut Urgensi Pengirimannya

Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;
Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

e. Menurut Keamanan Isinya

Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.
Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

f. Menurut Jumlah Penerimaannya

Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);
Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;
Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

g. Menurut Tujuannya

Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat
Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat.
Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ).
Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.
Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.
Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

h. Menurut Wujudnya

Kartu pos
Warkat pos
Surat bersampul
Nota
Memorandum
Telegram
Telex
Surat pengantar

Demikianlah artikel tentang Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bentuk Surat yang saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang membacanya dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini. Dan saya mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat yang tidak jelas, mengerti, dan lugas mohon jangan dimasukan ke dalam hati.

Jangan lupa tinggalkan komentar - komentar yang positif serta saran & kritikan agar membangun blog ini lebih baik kedepannya. Sekian penutup dari saya semoga berkenan di hati dan saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Contoh Tugas

Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat