Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Pengertian Surat Masuk dan Keluar

A. Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:

1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga

B. Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:

1. Pola sentralisasi

Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

2. Pola desentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

C. Perlengkapan dalam Penanganan Surat

1. Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.

2. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

 Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar

4. Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya

5. Alat tulis

Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas

6. Kertas dan amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop

7. Alat pembuka surat

Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan perusahaan

9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi

10. Lembar disposisi

Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi

D. Sistem Pengurusan Surat

Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:

1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI

Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara

Demikianlah artikel tentang   Pengertian Surat Masuk dan Keluar yang saya buat semoga bermanfaat bagi orang yang  membacanya dan menambah wawasan bagi orang yang membaca artikel ini. Dan  saya mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan kata dan kalimat yang  tidak jelas, mengerti, dan lugas mohon jangan dimasukan ke dalam hati. 

Jangan lupa tinggalkan komentar - komentar yang positif serta saran & kritikan agar membangun blog ini lebih baik kedepannya. Sekian penutup dari saya semoga berkenan di hati dan saya ucapkan terima  kasih yang sebesar-besarnya.

Tweet